Automatización de los procesos en la empresa

automatización de procesos

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se refiere a la capacidad de un software de llevar a cabo tareas rutinarias que vienen siendo realizadas por trabajadores. Sin embargo, una correcta automatización no solo ejecuta un proceso, sino que es capaz de controlar los flujos de trabajo y de analizar el estado y el proceso de las diversas labores dentro de la organización.  

¿Por qué automatizar los procesos?

Sin duda, son muchos los beneficios que trae consigo la automatización de procesos; desde un ahorro considerable de tiempo y dinero hasta una mejora en la carga y procesamiento del trabajo: 

  • Reducir costes: Instalar un software de automatización de procesos tiene un coste que pronto será cubierto gracias a los beneficios que este mismo otorga. Al hacer más operativo los diferentes procesos de la empresa, los recursos serán optimizados y, por tanto, se podrán reducir costes. Esa mejora en la empleabilidad de los recursos tiene tres consecuencias que repercuten en el ahorro económico: menos carga de trabajo, más rapidez en las operaciones y menor posibilidad de fallo humano. 
  • Ahorro de tiempo: Al automatizarse ciertas tareas, el transvase de documentación es prácticamente instantáneo por lo que el trabajador puede estar más centrado en tareas que requieran de su experiencia y conocimiento o en las que haya que incluir el factor humano. Además, la instalación de un BPM permite que las ‘fronteras’ entre departamentos desaparezcan y que los flujos de trabajo sean compartidos. 
  • Análisis más completos: La combinación de RPAsBPMs y ERPs no solo permite descubrir con mucha más precisión cuáles son los puntos fuertes y cuáles los débiles de la empresa, sino que permite hacerlo en tiempo real. Esto proporciona a la organización una flexibilidad y una respuesta ante problemas rápida y variada, e incluso, puede ayudar a predecir comportamientos gracias a las pautas recogidas. 
  • Reducción de espacios de almacenamiento: Al encontrarse todos los documentos en un software compartido la disminución de papel es grande lo que beneficia en una reducción del espacio de almacenamiento y ayuda a la empresa mitigar su huella de carbono y ser más verdeEsto también conlleva una mayor seguridad en el tratamiento de la información, con casi una nula probabilidad de pérdida de información. 

Breve introducción a RPAs, BPMs y ERPs

Anteriormente se han mencionado estas soluciones, pero no se ha explicado en qué consiste cada una de ellas. Son tres tipos de software diferentes que, ya sea en un punto o en otro de la función empresarial, ayudan a automatizar ciertos procesos 

  • RPA: (Robot Process Automation) es la tecnología que permite configurar un software o “robot” para controlar e interpretar las aplicaciones existentes y poder así procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales. Es por tanto un software que realiza operaciones de manera automática las 24 horas del día los 365 días del año, si así se requiere. Es una gran herramienta para agilizar el trabajo, conseguir información y, en definitiva, una mejora para ayudar al crecimiento empresarial.  
  • BPM: (Business Process Management) consiste en la gestión de los procesos empresariales. Es un software que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas – procesos – de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o a través de la organización en su conjunto, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en los procesos, orquestando de manera eficiente y controlada las comunicaciones entre personas de la organización. Entre los beneficios más destacados podríamos hablar de la eliminación de tareas duplicadas, maximización de la eficiencia del trabajo, un mayor control del estado de las operaciones o un análisis más detallado de la forma de trabajo de los diferentes departamentos y empleados dentro de la empresa.  

 

  • ERP: (Enterprise Resource Planning) es un software planificación de recursos empresariales, que permite a las empresas integrar todas las necesidades que tengan para optimizar tiempo, recursos y dinero. Un ERP, entre otros campos, engloba la gestión del inventario, la facturación, la contabilidad, la gestión de los pedidos, los recursos humanos y la gestión de la relación con los clientes. El punto de unión de todo ERP es que unifica procesos y funcionalidades que normalmente se utilizan en diferentes departamentos de una misma empresa. 

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